Theo sự ủy thác của người giao nhận nước ngoài hay người nhập khẩu, người đại lý hay người giao nhận hàng không sẽ tiến hành giao nhận hàng hóa bằng chứng từ được gửi từ nước xuất khẩu và những chứng từ do nước nhập khẩu cung cấp.
1. Nhận các giấy tờ, chứng từ
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, người nhận phải đến hãng hàng không để nhận được các giấy tờ. chứng từ liên quan.
2. Nhận hàng tại sân bay
Người nhận hàng mang chứng minh thư và giấy giới thiệu để nhận hàng tại sân bay. Khi nhận phải kiểm tra hàng hóa, nếu có hư hỏng, đổ vỡ phải lập biên bản xác định, có xác nhận của kho để khiếu nại sau này.
Nếu chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người nhập khẩu tại kho hay trạm giao nhận hàng hóa của sân bay thì sau khi nhận được thông báo đã đến của hãng vận chuyển cấp vận đơn thì:
Người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng hóa (như đã trình bày ở phần giao hàng xuất khẩu).
Sau khi thu hồi bản vận đơn gốc số 2, người giao nhận cùng người nhập khẩu làm các thủ tục nhập hàng ở sân bay.
Nếu người giao nhận là đại lý gom hàng thì phải nhận lô hàng nguyên bằng vận đơn chủ, sau đó chia hàng, giao cho các chủ hàng lẻ và thu hồi lại vận đơn gom hàng.
Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến đích, thì ngoài việc thu hồi các bản số 2 của vận đơn chủ hoặc vận đơn gom hàng, người giao nhận phải yêu cầu người nhập khẩu cung cấp các chứng từ sau:
- Giấy phép nhập khẩu
- Bản kê khai chi tiết hàng hóa
- Hợp đồng mua bán ngoại thương
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Hóa đơn thương mại
- Lược khai hàng nếu gửi hàng theo HAWB
- Tờ khai hàng nhập khẩu
- Giấy chứng nhận phẩm chất
- Và các giấy tờ cấn thiết khác
3. Làm thủ tục hải quan
Trước khi làm thủ tục, phải đăng ký tờ khai. Hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan bao gồm (thường đăng ký trước một buổi):
- Vận đơn hàng không (AWB) bản gốc 2
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Sau khi xem xét hồ sơ, hải quan tiến hành kiểm và ký thông báo thuế.
4. Thanh toán các khoản liên quan và đưa hàng ra khỏi sân bay
Người giao nhận tiến hành nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không, thông thường cho hàng hóa.
Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho của người nhập khẩu cùng giấy tờ hải quan và thông báo thuế
Người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán các chi phí mà người giao nhận đã nộp cùng với phí giao nhận cho người giao nhận.
