Bài viết này mô tả các yêu cầu khi gặp phải một tình huống không mong muốn, chẳng hạn như mất (hay thất lạc) một trong những tài liệu quan trọng nhất trong ngành công nghiệp hàng hải. Như tiêu đề bài viết, các thủ tục và yêu cầu xung quanh việc mất vận đơn gốc rất phức tạp.
Vận đơn đường biển thường được phát hành dưới hai hình thức: vận đơn gốc (OBL) và seaway bill. Trường hợp mất OBL không áp dụng với lô hàng sử dụng seaway bill, bởi vì các lô hàng sử dụng seaway bill không yêu cầu xuất trình vận đơn gốc khi lấy hàng.
Theo định nghĩa, vận đơn đường biển là hợp đồng chuyên chở xác định quyền sở hữu hàng hoá, theo đó, ai cầm trong tay vận đơn gốc thì được quyền sở hữu hàng hóa. Bên sở hữu OBL có thể yêu cầu giao hàng bằng cách giao OBL cho người vận chuyển hoặc đại lý của mình. OBL có giá trị chuyển nhượng nên quyền sở hữu hàng hoá có thể được chuyển nhượng bằng ký hậu. Ngay cả người không phải là consignee trong vận đơn đích danh không thể chuyển nhượng vẫn có thể sở hữu hàng hoá một cách gian lận. Vì vậy với lô hàng sử dụng OBL, người vận chuyển chỉ giao hàng khi có sự xuất trình vận đơn gốc.
Người gửi hàng hoặc Người nhận hàng phải làm gì nếu thất lạc vận đơn gốc?
Trường hợp thất lạc vận đơn gốc, giải pháp sẽ là lấy hàng không cần xuất trình OBL tại cảng đến, hoặc phát hành lại OBL tại cảng đi. Các chứng từ cần thiết bao gồm:
- Công văn thất lạc vận đơn gốc của Người gửi hàng (có letterhead của Người gửi hàng)
- Giấy ủy quyền của Người gửi hàng (có letterhead của Người gửi hàng)
- LOI của Người gửi hàng (có letterhead của Người gửi hàng)
- LOI của Người nhận hàng (có letterhead của Người nhận hàng)
- Thư bảo lãnh của Ngân hàng (có letterhead của Ngân hàng)
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói
- Nếu thất lạc do công ty chuyển phát nhanh, cần có thêm công văn thất lạc của công ty chuyển phát nhanh.
MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Thư đảm bảo (LOI – Letter of indemnity) là gì và tại sao cần có chữ ký của người có thẩm quyền trong công ty?
LOI là một công văn chính thức xác nhận rằng công ty ký LOI sẽ không đòi bồi thường người vận chuyển, khi người vận chuyển giải phóng hàng mà không có sự xuất trình OBL tại cảng đến, hoặc do người vận chuyển phát hành lại OBL. LOI cũng yêu cầu công ty phải bảo vệ quyền lợi của người vận chuyển đối với bất kỳ khiếu nại nào của bên thứ ba phát sinh từ yêu cầu đó. Vì LOI là nghĩa vụ pháp lý và nghĩa vụ tài chính của công ty, nên cần có chữ ký của người có thẩm quyền để chứng minh rằng người ký có thể ràng buộc công ty đối với những trách nhiệm này.
Tại sao cần LOI của cả Người gửi hàng và Người nhận hàng?
Ngoài việc bảo vệ người vận chuyển khỏi những yêu cầu bồi thường từ người gửi hàng hoặc người nhận hàng trong trường hợp giao hàng sai, LOI từ cả hai bên cũng đảm bảo rằng không có bên nào đang sở hữu OBL. LOI nhằm mục đích yêu cầu người vận chuyển phát hành lại OBL hoặc giải phóng hàng mà không cần xuất trình OBL và cả hai bên cần phải có văn bản thỏa thuận về yêu cầu của họ đối với nhà vận chuyển.
Tại sao chỉ một mình LOI thì không đủ?
Mặc dù LOI có nghĩa vụ bắt buộc công ty ký LOI phải bảo đảm cho người vận chuyển nhưng LOI không đảm bảo rằng công ty đó có đủ khả năng tài chính để thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ bồi thường của mình.
Tại sao cần Giấy ủy quyền của Người gửi hàng khi Người gửi hàng cung cấp LOI?
Giấy uỷ quyền của Người gửi hàng có chức năng khác với LOI và Thư bảo lãnh của Ngân hàng. Giấy uỷ quyền của Người gửi hàng đảm bảo rằng Người gửi hàng không giữ OBL trong khi chờ thanh toán; người vận chuyển cần phải xác minh việc bán hàng cơ bản đã được hoàn thành để đồng ý giao hàng cho Người nhận hàng.
Tại sao cần Thư bảo lãnh của Ngân hàng ngay cả khi Ngân hàng không liên quan đến lô hàng?
OBL là bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa; nếu người vận chuyển giao hàng cho người nhận hàng mà không có OBL, và có một bên khác xuất trình OBL và yêu cầu giao hàng, người vận chuyển có thể phải chịu trách nhiệm hai lần cho toàn bộ giá trị của hàng hóa, chưa kể các chi phí khác. Thư bảo lãnh ngân hàng, cũng có thể được coi như là công cụ tài chính, đảm bảo rằng người vận chuyển được đảm bảo thanh toán tất cả các chi phí liên quan đến việc giao hàng mà không có OBL.
Tại sao Thư bảo lãnh của Ngân hàng phải có thời hạn ít nhất 24 tháng?
Thời hạn yêu cầu bồi thường đối với hàng hoá và tài sản nói chung là 24 tháng, vì vậy thời hạn của Thư bảo lãnh phải đủ dài để đảm bảo trong trường hợp có khiếu nại xảy ra hoặc thời gian khiếu nại kéo dài.
(Nguồn: MTS)
Dịch bởi: Eimskip Vietnam
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn thêm theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY TNHH EIMSKIP VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, TP.HCM
Hotline: 028 6264 63 80
Email: info@eimskip.vn
