Chuyển cảng (COD – Change Of Destination) là việc yêu cầu đơn vị vận chuyển (carrier/shipping lines) dỡ hàng/chuyển hàng đến một cảng đích không được thể hiện trên vận tải đơn đã phát hành (Bill of lading) ở mục cảng dỡ hàng (Port of discharge) hoặc nơi giao hàng (Place of delivery).
Đây là một yêu cầu rất quan trọng và thường được áp dụng trong những trường hợp “nhạy cảm” vì thế nó có thể gây ra một số hậu quả không lường trước về mặt thời gian và tài chính nếu không được giải quyết một cách nhanh chóng và chính xác.
Trong khuôn khổ bài viết này, mình xin chia sẻ kinh nghiệm thực tế về việc xử lý một lô hàng chuyển cảng và các lưu ý quan trọng liên quan đến nghiệp vụ này.
Việc chuyển cảng thường được yêu cầu vì một số lí do chính sau:
– Người mua hủy bỏ hợp đồng mua bán và người bán ký kết được hợp đồng với người mua mới ở một quốc gia khác hoặc ở một cảng khác so với cảng đích hoặc nơi giao hàng thể hiện trên vận tải đơn.
– Hợp đồng giữa người bán và người mua qui định rõ cảng giao hàng nhưng người mua muốn đơn vị vận chuyển giao hàng tại một nơi khác theo yêu cầu, chi phí và rủi ro của họ.
– Hợp đồng chuyên chở giữa người bán và người mua thỏa thuận hình thức vận chuyển đa phương thức (Combined Transport Bill of lading) nhưng người mua yêu cầu dừng việc thực hiện vận chuyển đa phương thức tại cảng đến và họ sẽ tự lo khâu vận chuyển còn lại từ cảng về kho.
– Hợp đồng giữa người bán và người mua qui định rõ cảng giao hàng nhưng người mua gặp trục trặc trong khâu làm giấy tờ nhập khẩu và buộc phải yêu cầu chuyển cảng qua một quốc gia khác mà họ có thể nhận được hàng.
Khi đơn vị vận chuyển nhận được yêu cầu chuyển cảng, họ sẽ cần phải xác minh các vấn đề sau:
Thứ nhất, đảm bảo chắc chắc rằng người yêu cầu thực hiện việc chuyển cảng là người có thẩm quyền (Authority) để thực hiện yêu cầu đó. Thẩm quyền này có thể khác biệt tùy theo loại B/L và ở giai đoạn nào. Ví dụ:
– Nếu B/L được phát hành là vận đơn đích danh (Straight Bill of lading) và chủ hàng/người gửi hàng (shipper) vẫn có quyền sở hữu hợp pháp đối với hàng hóa thể hiện trên B/L thì chỉ có shipper mới có quyền yêu cầu đơn vị vận chuyển thực hiện việc chuyển cảng.
– Nếu B/L được phát hành là vận đơn theo lệnh của người gửi hàng nhưng vận đơn đã được người gửi hàng ký hậu (endorsed) cho người nhận hàng (consignee) thì chỉ có người nhận hàng mới có quyền yêu cầu đơn vị vận chuyển thực hiện việc chuyển cảng.
Thứ hai, yêu cầu chuyển cảng phải được tiếp nhận bởi hãng tàu trước khi container đến cảng đích ghi trên vận đơn và hãng tàu đã thực hiện việc khai báo thông tin hàng hóa với hải quan (khai Manifest). Các bạn lưu ý là, tại một số quốc gia đặc biệt, hải quan không cho phép thực hiện việc chuyển cảng một khi container đã được dỡ khỏi tàu và hạ bãi.
Thứ ba, nếu yêu cầu chuyển cảng được chấp nhận bởi đơn vị vận chuyển và hải quan, thì việc thực hiện chỉnh sửa manifest (Manifest corrector) bắt buộc phải được thực hiện bởi của đơn vị vận chuyển hoặc đại lý của họ, yêu cầu chuyển cảng và một bản copy của Manifest chỉnh sửa (Manifest corrector) bắt buộc phải được gửi tới đại lý tại cảng đích ghi trên vận đơn (cả mới và cũ) và cũng một bộ tương tự cho hải quan.
Thứ tư, việc chỉnh sửa Manifest là rất quan trọng bởi vì nếu không chỉnh sửa Manifest thì hàng của bạn có khả năng bị giao đến một địa điểm không mong muốn dẫn đến việc phát sinh hàng loạt các chi phí và vấn đề hệ lụy.
Bạn là người thực hiện việc yêu cầu chuyển cảng. Bạn phải làm gì?
Điều đầu tiên bạn phải làm là kiểm tra tình trạng container hàng của bạn: container hiện đang trên tàu trên đường đến cảng đích hay là chuẩn bị đến cảng chuyển tải hay là đã được dỡ hàng (unload) tại cảng đích. Điều này nghe có vẻ bình thường nhưng lại rất quan trọng vì nó sẽ quyết định nội dung của yêu cầu chuyển cảng.
Kế tiếp bạn phải kiểm tra lại bộ B/L của bạn hiện đang ở đâu. Vì nếu bạn đã gửi bộ B/L gốc cho khách hàng thì bạn phải yêu cầu họ gửi ngay lại cho bạn bộ bill đó để trả cho hãng tàu thì bạn mới có thể yêu cầu chuyển cảng.
Kế tiếp, bạn nên gửi ngay cho hãng tàu yêu cầu thực hiện việc chuyển cảng và chấp nhận mọi chi phí phát sinh để tránh thời gian chờ đợi. Tại sao mình nói vậy? Có thể một số bạn sẽ thắc mắc là chưa biết chi phí gì mà đã chấp nhận (confirm) trước thì liệu có quá hấp tấp và nóng vội không? Nếu hàng đang trên tàu và còn thời gian để bạn cân nhắc và đắn đo thì chắc chắn là không cần vội vã như vậy nhưng nếu hàng đã đến cảng đích thì bạn nên làm điều này. Tại sao vậy? Vì phí lưu bãi (demurrage), phí cắm điện (plug-in charge) và các chi phí khác nếu có phát sinh ở một cảng như Rotterdam là một con số rất lớn nên nếu bạn chậm trễ 1 ngày là bạn có thể mất đi một số tiền lớn. Hơn thế nữa, việc liên hệ với đơn vị vận chuyển để lấy thông tin và giải quyết việc này không hề đơn giản như các bạn nghĩ, vì:
– Theo quy trình làm việc, đơn vị vận chuyển sẽ buộc phải liên hệ với đại lý hoặc văn phòng của họ tại cảng đích để lấy thông tin, sau đó họ mới cung cấp cho bạn và mỗi một lần gửi email như vậy thì bạn phải chờ khoảng 1 ngày do vấn đề lệch múi giờ làm việc. Khi bạn nhận được đầy đủ thông tin mình muốn và xác nhận chuyển cảng thì điều này có thể mất cả tuần nếu trường hợp rơi vào cuối tuần.
– Việc gửi yêu cầu chuyển cảng không đơn thuần là gửi đến cho hãng tàu một email là xong vì tùy vào mỗi hãng tàu khác nhau và quốc gia cảng đích mà sẽ có những yêu cầu khác nhau.
Quy trình yêu cầu chuyển cảng thông thường sẽ bao gồm các bước sau:
– Nộp lại bộ B/L gốc đầy đủ cho hãng tàu.
– Yêu cầu chuyển cảng, bao gồm các thông tin sau:
- Vessel Name / Voyage.
- POL / POD / Final Place of Destination (if any).
- Ocean Freight : prepaid or collect.
- Sailing date from Port of Loading.
- B/L number.
- Container number.
- Container Status: on the way or arrived already.
- Requested New Port of Discharge.
- New receiver / Consignee details (if applicable)
- Letter of Indemnity for Change of Port of Discharge.
– Việc thực hiện chuyển cảng chỉ được thực hiện khi được chấp thuận bởi hãng tàu (khi các nghĩa vụ và chi phí phát sinh được cam đoan thanh toán bởi người yêu cầu)
Một điều quan trọng cần lưu ý là, khi các bạn thực hiện chuyển cảng thì bạn phải kiểm tra xem các nghĩa vụ để làm thông quan hàng hóa cho hàng của bạn tại cảng đã hoàn thành chưa. Nếu chưa hoàn thành thì hải quan nước sở tại sẽ không cho phép thông quan và chuyển cảng. Trong trường hợp này thì hãng tàu cũng không giúp gì được, cho nên bạn phải tự sắp xếp với người cung cấp dịch vụ vận chuyển cho bạn (forwarder) hoặc thuê một đại lý làm thủ tục ở đó.
Nếu hàng hóa thuộc quyền định định đoạt của người mua thì trong trường hợp này bạn hãy đề nghị người mua làm việc trực tiếp với hãng tàu và sắp xếp làm các thủ tục hải quan tại cảng sở tại. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí cho khách hàng và khách hàng có thể chủ động hơn.
Riêng đối với cảng Rotterdam, các bạn lưu ý là bạn bắt buộc phải làm kiểm dịch thực vật hoặc động vật (Cargo Veterinary Check/ Cargo Phytosanitary Check) trước khi bạn có thể thực hiện chuyển cảng (COD).
Trên đây là một trường hợp mình xin chia sẻ đến các bạn. Và theo kinh nghiệm của bản thân mình, vấn đề cần lưu ý nhất khi thực hiện chuyển cảng là các vấn đề liên quan đến thông quan hàng hóa (customs clearance) tại cảng bạn muốn chuyển chứ không phải là vấn đề chi phí vì nếu bạn đã rơi vào trường hợp này thì có nghĩa là bạn đã không còn lựa chọn nào tốt hơn và các chi phí thì hãng tàu cũng thu theo qui định. Có những trường hợp do không biết các qui định của hải quan nước sở tại nên nhiều bạn cứ loay hoay mãi với đơn vị vận chuyển và nghĩ rằng họ làm việc chậm chạp nên các bạn nhớ lưu ý vấn đề này nhé.
Nguồn: https://logisticsinvietnam.vn
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn thêm theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY TNHH EIMSKIP VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, TP.HCM
Hotline: 028 6264 63 80
Email: info@eimskip.vn
