Quản Trị Nhà Kho Và Tối Ưu Hóa Trung Tâm Phân Phối – Những Vấn Đề Cần Lưu Ý

Việc chọn ra các tiêu chí tốt nhất cho trung tâm phân phối cần có các công cụ phù hợp, nghiên cứu kỹ càng và hợp tác lâu dài.

Mới đây, một công ty thuê Orbit Logistics làm dịch vụ phân phối sản phẩm ở Ashland, bang Virginia, đã gặp phải vấn đề, nhưng họ không hề biết. Orbit là công ty chuyên cung cấp dịch vụ thương mại điện tử và bán lẻ với ba nhà kho ở Virginia. Wendy Hudson, Phó giám đốc giải pháp khách hàng của Orbit nói rằng, công ty này bán hàng qua nhiều kênh khác nhau, và tất cả các kênh đều lấy hàng tồn kho từ một trong ba trung tâm phân phối của Orbit – “giúp hệ thống phân phối của họ đạt hiệu quả cao hơn”. Công ty có thể cùng một lúc tiếp nhận các đơn hàng từ các kênh khác nhau và số lượng đơn hàng vượt quá lượng tồn kho sẵn có mà không hề biết. Khi không đủ hàng tồn kho, Orbit lắp ráp sản phẩm tại chỗ và cần gấp rút lắp ráp thêm nhiều sản phẩm. Công ty đã không nhận ra sự quan trọng của vấn đề này, nhưng may mắn thay, Orbit đã làm giúp họ.

Ông Hudson nói: “Họ cần hỗ trợ để biết rằng họ cần phải có đủ hàng tồn kho đúng thời điểm trước khi tiếp nhận một đơn hàng, như vậy họ sẽ không gặp phải vấn đề thiếu hàng và nguy cơ đền bù”. “Họ cũng cần phải biết rằng họ phải chịu chi phí thực tế khi chúng tôi lắp ráp thêm sản phẩm cho họ”.

Orbit đã sử dụng dữ liệu đo lường được để thuyết phục khách hàng về tầm quan trọng của việc khắc phục vấn đề này. Với một khách hàng khác, Orbit sử dụng số liệu để chứng minh rằng họ sẽ phải chịu chi phí lũy tiến khi có nguồn doanh thu lớn bất thường. Những số liệu này chỉ minh họa ảnh hưởng tối thiểu nhất. Ông Hudson nói, “Với dữ liệu định lượng, bạn có thể xác định được vấn đề và tìm ra các giải pháp khả thi”.

Trong môi trường trung tâm phân phối phức tạp, dữ liệu đúng mang ý nghĩa rất lớn. Sự phát triển của thương mại điện tử và sự gia tăng nhu cầu về các trung tâm hoàn thiện đơn hàng đòi hỏi nhà kho phải chứa được nhiều loại sản phẩm và vận chuyển hàng hóa nhanh nhất đến khách hàng theo yêu cầu. Yêu cầu về tốc độ giao hàng và sự đa dạng của sản phẩm đòi hỏi trung tâm phân phối phải có những bước tiến sáng tạo để theo kịp nhu cầu.

“Nhiều doanh nghiệp ngày nay đang phải đối mặt với thách thức về cách định vị hàng tồn kho để làm sao có thể tiếp cận được một lượng lớn khách hàng với các nhu cầu phân phối khác nhau – mà không tốn những chi phí không cần thiết vì giữ quá nhiều hoặc quá ít hàng tồn kho,” ông Jose V. Gonzalez nói. Ông là Giám đốc quản lý sản phẩm CLS khu vực Bắc Mỹ của APL Logistics, công ty chuyên cung cấp dịch vụ chuỗi cung ứng trên toàn thế giới tại Scottsdale, Ariz.

Ông nói thêm, “Những thách thức này ảnh hưởng lớn đến số lượng và loại trung tâm phân phối đang được xây dựng – và nhu cầu ngày càng tăng về các trung tâm phân phối lớn hơn đòi hỏi sử dụng nhiều lao động hơn.” “Những thách thức này cũng đang thúc đẩy việc đưa ra các giải pháp công nghệ sớm hơn vào hoạt động kho bãi.”

Hiệu suất trung tâm phân phối trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với các nhà bán lẻ. Nếu khách hàng mong muốn đặt hàng bất kỳ sản phẩm nào họ muốn, bất cứ nơi nào và vào bất kỳ lúc nào – và mong muốn nhận hàng nhanh chóng – thì công việc tại trung tâm phân phối đóng vai trò quan trọng để làm cho kỳ vọng này được đáp ứng.

Vì lý do đó, việc đánh giá hiệu suất tại các trung tâm phân phối cũng đóng vai trò quan trọng. Cả nhà bán lẻ sử dụng dịch vụ của trung tâm phân phối và các chuyên gia logistics quản lý trung tâm phân phối đều cần dữ liệu chính xác sẵn có để sẵn sàng cung cấp một bức tranh rõ ràng về những gì trung tâm phân phối đã làm được như sứ mệnh của họ.

DỮ LIỆU, DỮ LIỆU, DỮ LIỆU 

Sự gia tăng của công nghệ ngày càng tinh vi và sự phong phú của dữ liệu đã mở ra cánh cửa cho một nghiên cứu chi tiết về hiệu suất được cho là không thể đạt được cho đến gần đây.

Ông Gonzalez nói: “Hầu hết các chuyên gia logistics sẽ cho rằng công nghệ mới là một trong những yếu tố quan trọng nâng cao hiệu quả của trung tâm phân phối.” “Trong hầu hết các trường hợp, bạn càng thu thập, chuyển tải và khai thác được nhiều thông tin thì hoạt động của trung tâm phân phối sẽ càng thành công.”

Cách đây không lâu, Orbit thường bốc dỡ hàng hóa bằng hệ thống hướng dẫn trên giấy tờ với đầu vào được nhập liệu thủ công. Điều này đã làm việc thu thập dữ liệu bị chậm lại. Ngày nay, Orbit sử dụng một hệ thống kỹ thuật số được quản lý bằng mã vạch và bảng số.

“Hệ thống này cho phép chúng tôi kiểm tra mọi thứ một cách nhanh chóng và chính xác hơn”, ông Hudson nói. “Dữ liệu có thể được cung cấp ngay theo yêu cầu. Thậm chí một năm trước, khách hàng của chúng tôi cũng không cần được cung cấp dữ liệu ngay. Họ chỉ quan tâm liệu hàng tồn kho của họ có được bán hết vào cuối ngày hoặc cuối tuần hay không. Ngày nay, họ cần biết tồn kho của họ còn bao nhiêu. Công nghệ đã làm tăng sự kỳ vọng của khách hàng về tính sẵn có của dữ liệu.”

Việc chuyển sang kỹ thuật số là một quá trình còn tiếp diễn của trung tâm phân phối, ông Matt Miller nói. Ông là Giám đốc điều hành của MobileDemand, công ty về hệ thống máy tính bảng cho hoạt động kinh doanh và các doanh nghiệp ở Hiawatha, Ill. Ông ước tính khoảng 10% – 20% khách hàng mới của MobileDemand đã sử dụng chiến thuật bút chì và giấy cho hàng tồn kho – doanh nghiệp được tự động hóa ở giai đoạn sau, không phải giai đoạn đầu.

Tác động của quá trình chuyển đổi từ quy trình thủ công sang có thể khá ấn tượng. Chẳng hạn, Rimports, một nhà sản xuất sáp thơm, dầu sáp, dầu thơm và dầu khuyếch tán ở Provo, Utah đã sử dụng bảng điều khiển và máy quét cầm tay để theo dõi hàng tồn kho trong kho. Tuy nhiên sự bất tiện của hệ thống lại khiến cho nhân viên quét càng ít nhãn càng tốt, cản trở việc theo dõi và di chuyển hàng tồn kho.

MobileDemand đã làm việc với Rimports, sử dụng máy Microsoft Surface Pro 4 gắn trên một chiếc xe nâng. Cải tiến này đã làm cho việc thu thập dữ liệu được nhanh hơn, cho phép đo lường tốt hơn.

MobileDemand cung cấp các loại máy tính bảng giá rẻ, giúp cho các quy mô vận hành nhỏ hơn cũng có thể tự động thu thập dữ liệu. Miller nói: “Những tiến bộ về công nghệ và tiêu dùng hóa các thiết bị đang làm giảm chi phí phần cứng.”

Mặc dù dữ liệu khá phong phú, một trong những sai lầm lớn nhất của các công ty là đo lường và giám sát quá nhiều thuộc tính cùng một lúc. Khi APL bắt đầu sử dụng hệ thống quản lý lao động ở các trung tâm phân phối, APL đã giám sát 44 thuộc tính trên thẻ điểm. Cuối cùng sau khi nhận thấy có quá nhiều thuộc tính, APL đã giảm xuống còn 28 thuộc tính.

“Cuối cùng thì, chỉ khi có những công ty có rất nhiều thời gian và đầy nhiệt huyết mới đánh giá và phân tích hiệu suất của trung tâm phân phối,” Gonzalez nói. “Mặc dù việc đo lường hiệu suất của trung tâm phân phối khá hấp dẫn, nhưng cần phải nhớ rằng cố gắng đo lường quá nhiều tiêu chí chỉ tạo ra nhiều việc hơn cho người lao động và người xem không biết nên tập trung vào những thông tin nào là quan trọng.”

ĐẶT RA KPI

Ông Hudson lưu ý rằng, các tiêu chí mà khách hàng của Orbit theo dõi có thể thay đổi khác nhau, nhưng một số tiêu chí quan trọng thường không thay đổi. Trong mọi trường hợp, biết rõ tình trạng tồn kho rất quan trọng. Còn trong một số trường hợp, tốc độ và độ chính xác cũng là yếu tố quan trọng.

Ông nói: “Các công ty thường tập trung vào việc đạt được sản lượng lớn nhất với ít lỗi nhất có thể.” “Làm sao để đẩy hàng tồn kho đi nhanh nhất và chính xác? Cả hai yếu tố này đều liên quan trực tiếp đến lợi nhuận của công ty bạn.”

APL Logistics đã phát triển thẻ điểm với các chỉ số đánh giá thực hiện (KPI) bao gồm thời gian thực tế sản xuất, tỷ lệ biến động nhân sự, giao nguyên vật liệu đúng thời hạn, tính chính xác của tồn kho và giao hàng đúng thời hạn. Tương tự, Will Heywood, Phó chủ tịch về hoạch định và quản lý nguồn lực khu vực của DHL Supply Chain nói rằng, DHL Supply Chain xem xét chỉ số KPI vận hành để có thể hiểu rõ hơn về hiệu quả vận hành.

“Tổng quát lại, chúng tôi tập trung vào một vài chỉ số cung cấp cái nhìn đáng tin cậy về một kênh đang hoạt động tốt như thế nào,” ông nói. “Các chỉ số này bao gồm số giờ lao động trực tiếp/gián tiếp, chi phí lao động trên một đơn vị hàng hóa/dịch vụ, độ chính xác của vị trí hàng tồn kho, sự an toàn, doanh thu liên kết và làm thêm giờ.”

Bất kể công ty logistics sử dụng chỉ số KPI nào, họ cũng có mục tiêu riêng của họ. Thông thường, những chỉ số này sẽ giống nhau giữa các công ty, nhưng một vài chỉ số sẽ khác nhau. Ví dụ, đối với một số công ty thì tốc độ không phải là mối quan tâm chính của họ.

“Đối với một số công ty, việc thu thập dữ liệu quan trọng hơn”, Hudson nói. “Ví dụ, nếu công ty đang theo dõi sản phẩm để biết thông tin bảo hành, họ cần biết số sê-ri. Muốn vậy, họ cần thu thập thật nhiều thông tin và thông tin được thu thập cần chính xác và sẵn sàng để truy cứu. Việc này còn phụ thuộc vào từng thị trường nữa.”

Nicole DeHoratius, phụ tá giáo sư quản lý vận hành của Trường Đại học Kinh doanh Chicago Booth, cho biết nghiên cứu của cô với các cộng tác viên xác định được rằng hai đặc điểm chính của trung tâm phân phối mà mọi người nghĩ là quan trọng nhưng không được đánh giá đầy đủ, đó là: sự nhất quán – khả năng thực hiện các đơn hàng liên tục và đúng hạn, và sự phục hồi – khả năng hồi phục khi bị gián đoạn dịch vụ.

Các nhà bán lẻ có thể cải thiện khả năng sinh lợi bằng cách xác định đơn đặt hàng thông qua các chỉ số về sự nhất quán và phục hồi hơn là “các chỉ số chung như tồn kho”, DeHoratius và những người đồng nghiên cứu cho biết.

“Mọi người nói về sự nhất quán và phục hồi nhưng chưa tìm được cách đo lường chúng”, cô nói. “Chúng tôi cho rằng sự nhất quán và phục hồi nên được đưa vào phiếu điểm. Cả hai chỉ số này đều có ý nghĩa đối với hoạt động chuỗi cung ứng, nhưng chúng đã bị bỏ sót bởi rất khó đo lường.”

TÌM CÁCH TIẾP CẬN HỢP TÁC

Các yếu tố chính của bất kỳ mối quan hệ nào giữa nhà cung cấp và hoạt động của trung tâm phân phối là truyền thông mở và cách tiếp cận hợp tác. Các công ty nên nắm được các tiêu chí quản lý sản phẩm của mình ở trung tâm phân phối và hãy chắc chắn rằng các nhà cung cấp dịch vụ logistics đang thu thập những dữ liệu hữu ích nhất có thể.

Ví dụ, Orbit luôn làm việc hướng tới các chỉ số phù hợp với khách hàng nhất. “Mỗi khách hàng có thể có những chỉ số KPI giống hoặc khác nhau,” Hudson nói. “Một công ty có thể muốn thu thập nhiều dữ liệu hơn hoặc muốn sắp xếp trong khu vực nhận hàng. Vấn đề ở đây là tìm ra sự cân bằng giữa KPI tổng thể và yêu cầu của từng khách hàng.”

Công nghệ mới giúp các công ty phát triển quan hệ đối tác với các công ty quản lý hàng tồn kho ở các trung tâm phân phối dễ dàng hơn.

“Các nhà cung cấp dịch vụ cần phải tạo ra tính minh bạch và sự rõ ràng cho khách hàng”, Hudson nói. “Chúng tôi có những khách hàng chưa bao giờ đặt chân vào kho hàng. Công nghệ đã giúp chúng tôi kết nối với họ, vì vậy họ xem chúng tôi là một phần quan trọng trong cơ cấu kinh doanh của họ”.

APL muốn liên lạc thường xuyên với khách hàng thông qua các kênh và phương pháp mà khách hàng thích, có thể là các báo cáo định kỳ, những lần gặp mặt thường lệ, hoặc thậm chí là một đại diện khách hàng tại chỗ. Điều quan trọng là để các công ty biết rằng họ có phương tiện cần thiết để tham gia vào quá trình – họ không nên để nhà cung cấp dịch vụ logistics quyết định hết các tiêu chí.

“Để vận hành tốt hoạt động 3PL, công ty phải biết rõ mình mong đợi những gì từ nhà cung cấp dịch vụ, và liệt kê cụ thể tất cả những yêu cầu – nếu không, nhà cung cấp dịch vụ phải tự tóm gọn những yêu cầu đó,” Gonzalez nói. “Lý tưởng nhất là các bên nên thảo luận về những mong đợi này trước khi ký hợp đồng bởi vì đó là thời điểm tốt nhất để xác lập mục tiêu. Nhưng không bao giờ là quá muộn để một công ty nói rõ họ muốn cái gì và họ muốn như thế nào.”

Sự hợp tác mạnh mẽ của trung tâm phân phối vẫn là ngoại lệ chứ không phải là quy tắc. DeHoratius cùng nhóm nghiên cứu của mình đã nghiên cứu những sai sót trong vận hành tại một trung tâm phân phối của một nhà bán lẻ lớn. Nghiên cứu cho thấy phần lớn những sai sót trong vận hành là do tài liệu, mã vạch và lỗi dán nhãn bán lẻ. Một số sai sót phát sinh từ nhà cung cấp, sau đó họ thường xuyên phải đền bù dưới hình thức khấu trừ bồi hoàn, điều này đã làm giảm doanh thu của họ.

“Sự hợp tác tốt giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng, bao gồm cả người mua, nhà cung cấp, và nhà vận hành kho, có thể hạn chế được những sai sót đó”, DeHoratius nói. Cuối cùng, nghiên cứu chỉ ra rằng, “những sai sót trong vận hành làm giảm hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng và làm giảm hiệu quả thực hiện của các công cụ và kỹ thuật bán lẻ hiện đại như tự động hóa, đóng gói hàng theo yêu cầu, và bán lẻ đa kênh”.

Để xử lý những sai sót liên tục trong vận hành, cần phải tính tổng chi phí và xem xét tất cả các cách khác nhau mà sự thiếu hiệu quả có thể xảy ra.

“Các đối tác trong chuỗi cung ứng tập trung vào sự hợp tác có xu hướng nhìn vào tổng chi phí của chuỗi cung ứng”, DeHoratius nói. “Họ không chỉ nhìn vào giá mua hay giá bán của sản phẩm, mà còn nhìn vào tổng chi phí phân phối sản phẩm từ đầu đến cuối. Quan điểm này rất hiếm, nhưng rất cần thiết”.

VẬN HÀNH ĐÚNG

Trong chuỗi cung ứng, các vấn đề về tính nguyên vẹn của dữ liệu và sai sót trong vận hành có thể dẫn đến các vấn đề trong quản lý hàng tồn kho, và do đó sẽ làm giảm nhu cầu.

“Một thách thức của trung tâm phân phối là thường có sự khác biệt giữa hàng tồn kho thực tế và hàng tồn kho trong hệ thống”, DeHoratius nói. Vì thế xuất hiện một số câu hỏi quan trọng: Doanh nghiệp có biết sự khác biệt đó lớn đến mức nào? Họ có phương pháp để khắc phục sự khác biệt đó không? Làm thế nào để hạn chế sự khác biệt đó?

DeHoratius và nhóm của cô đã thực hiện một thử nghiệm trong một phòng thí nghiệm ảo bắt chước trải nghiệm của người lấy hàng tại kho. Ở tình huống thứ nhất, người lấy hàng lựa chọn giữa hai sản phẩm với bao bì dễ phân biệt. Ở tình huống thứ hai, bao bì của hai sản phẩm giống nhau. Họ thấy rằng năng suất lấy hàng giảm khoảng 23% trong trường hợp hai sản phẩm có bao bì giống nhau.

Công nghệ có thể giúp giảm sai sót khi lấy hàng, có thể là bằng cách cung cấp cho người lấy hàng hình ảnh chi tiết về sản phẩm họ muốn lấy. Ngoài ra, các công ty có thể đưa ra những gợi ý thị giác thông qua bao bì để phân biệt mặt hàng này với mặt hàng khác.

“Tuy nhiên, hầu hết các trung tâm phân phối đều có hệ thống kế thừa ở nơi mà người lấy hàng không nhận diện được tại thời điểm họ mắc phải sai sót “, DeHoratius lưu ý.

MỘT THỬ NGHIỆM KHÁC

Bạn rất dễ rơi vào cái bẫy suy nghĩ rằng bạn đang đánh giá những cái bạn cần đánh giá, đặc biệt nếu dữ liệu đó cho bạn thông tin tốt. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải kiểm tra chỉ số KPI của bạn – không chỉ các phép đo cơ bản mà còn cả các phương pháp đằng sau những phép đo đó.

“Có nhiều cách cho thấy bạn đúng và cũng có nhiều cách cho thấy bạn sai”, Hudson nói.

Những doanh nghiệp thách thức các giả định của họ và luôn tìm cách tốt nhất để đo lường hiệu quả vận hành thì sẽ có lợi thế hơn.

“Có rất nhiều cách khác nhau để đo lường chỉ số KPI, và bạn nên thử các chỉ số trong một thời gian nhất định,” Hudson nói. “Hãy nhìn vào chỉ số KPI mà bạn đang sử dụng và hỏi rằng: Liệu những chỉ số này có tác động tốt lên nhân viên hay kết quả kinh doanh của bạn? Nếu không, hãy thử các chỉ số khác. Quá trình đánh giá sẽ không ngừng phát triển.”

CÔNG NGHỆ ĐÁNH GIÁ PHÁT TRIỂN

Công nghệ đang ngày càng xâm nhập nhiều và làm hoạt động của trung tâm phân phối có những thay đổi lớn.

Hầu hết các ứng dụng công nghệ cho trung tâm phân phối tập trung vào việc cải thiện năng suất tổng thể trong vận hành, tăng năng suất đồng thời giữ nguyên hoặc giảm lao động, theo Will Heywood, phó chủ tịch về hoạch định và quản lý nguồn lực khu vực của DHL Supply Chain.

“Các nền vận hành như hệ thống nhà kho, vận tải, và  quản lý lao động mà cho phép các nhà quản lý phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn trong các tòa nhà và mạng lưới đang có một tác động lớn, và vận hành nhà kho cũng trở nên hiệu quả hơn,” Heywood nói. “Gần đây, chúng ta thấy được những tác động tích cực từ việc lấy hàng bằng giọng nói và tầm nhìn, và sự cắt giảm đáng kể của chi phí một số thiết bị tự động hóa đã làm tăng lợi tức đầu tư (ROI) đáng kể.

Việc sử dụng các giải pháp công nghệ ở một trung tâm phân phối liên quan đến sự quan tâm và nhận thức về kinh nghiệm của người lao động.

Matt Miller, Giám đốc điều hành của MobileMedia, nói rằng: “Công nghệ phải thân thiện với người dùng và sẵn sàng giải quyết mọi tình huống và những bất thường khi sử dụng. “ “Công nghệ phải nhanh và phải là giải pháp mà người dùng muốn sử dụng và không khiến người dùng thất vọng.”

Jose Gonzalez, Giám đốc quản lý sản phẩm CLS khu vực Bắc Mỹ của APL Logistics, cho biết: “Những cái tốt nhất của hôm nay cũng chính là những cái tốt nhất của hôm qua, bởi vì dù ngành công nghiệp này và thế giới phát triển như thế nào đi chăng nữa thì một số điều như các nguyên tắc cơ bản của vận hành trung tâm phân phối vẫn giữ nguyên.” “Tuy nhiên vẫn rất cần thiết để trung tâm phân phối có thể tiếp nhận, lưu trữ và xử lý hàng hoá một cách an toàn, hiệu quả, nhanh chóng, chính xác và có thể hỗ trợ tất cả các hoạt động khác diễn ra suôn sẻ trong chuỗi cung ứng.”

Tóm lại, để vận hành trung tâm phân phối hiệu quả, tính chính xác và sự sẵn có của dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Vì đây là tiền đề để trung tâm phân phối đặt ra và thực hiện tốt các KPI phù hợp với tiêu chí của khách hàng, bên cạnh các tiêu chí cơ bản như tính chính xác, tốc độ, sự nhất quán và khả năng phục hồi. Nếu đáp ứng được tất cả các tiêu chí này, vai trò của trung tâm phân phối sẽ trở nên quan trọng với các nhà bán lẻ hơn bao giờ hết. Ở Eimskip, chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ cho thuê kho và là trung tâm phân phối của các đơn vị trong lĩnh vực hàng tiêu dùng. Eimskip có nền tảng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, cam kết sự vận hành chính xác, nhanh chóng và luôn đưa ra những giải pháp vận hành kịp thời cho doanh nghiệp.

(Nguồn: Inbound Logistics)

Dịch bởi: https://logisticsinvietnam.vn/

===========

Eimskip Vietnam Co., Ltd

Warehouse Department/ Phòng Kinh Doanh Hotline: Mr. Long |Mobile: 091 922 6984| Email: Long@eimskip.vn  

Leave a Reply