Ngành vận tải hàng hóa bằng đường biển nổi tiếng khắt khe về các loại chứng từ. Tốt hơn hết là bạn nên hiểu rõ và làm đúng các loại chứng từ để tránh những lỗi vô thưởng vô phạt, mà có thể gây ra một số vấn đề và sự chậm trễ, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng hàng hóa của bạn.
Nhìn chung, những chứng từ này bao gồm những thông tin giống nhau – người bán, người mua, chi tiết hàng hóa,… Nhưng mỗi loại chứng từ có một chức năng khác nhau và phải đảm bảo rằng thông tin được thể hiện trên mỗi loại chứng từ là chính xác và phải nhất quán giữa các loại chứng từ.
Dưới đây là 5 loại chứng từ hàng hải mà chủ hàng nào cũng nên hiểu rõ và sự khác nhau giữa mỗi loại.
Nếu chỉ có một loại chứng từ duy nhất bạn cần phải nắm trong lòng bàn tay, thì đó chính là Vận đơn đường biển (Bill of Lading).
Vận đơn đường biển, hay còn gọi là B/L, là một hợp đồng vận chuyển giữa hãng tàu và chủ hàng. B/L là chứng từ được phát hành bởi hãng tàu như là bằng chứng đã nhận hàng lên tàu.
Thông tin nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu cần phải được thể hiện rõ ràng bởi vì B/L có chức năng như một bằng chứng về quyền ở hữu hàng hóa đã được chuyển giao trên tàu. Thông tin trên B/L cũng cần phải phản ánh điều kiện giao hàng trong Incoterms một cách chính xác.
Khi hàng đến cảng đến, B/L cần phải nộp lại cho hãng tàu thì mới lấy được hàng.
Các loại B/L
Nếu bạn book tàu qua một công ty forwarder, có thể bạn sẽ sử dụng 2 loại B/L: House B/L và Master B/L. Tìm hiểu sự khác nhau giữa House B/L và Master B/L tại đây nhé.
Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa người mua và người bán, người bán có thể chọn loại B/L Surrender hoặc Seaway bill, là những biến thể khác của B/L.
Giống như B/L, packing list là một chứng từ bắt buộc trong mua bán hàng hóa bằng đường biển. Packing list thể hiện từng chi tiết nhỏ nhất về thông tin hàng hóa. Packing list bao gồm trọng lượng, số lượng, và giá trị của không chỉ toàn bộ lô hàng mà của từng mặt hàng.
Packing list có chức năng thông báo cho công ty forwarder, nhà nhập khẩu, hải quan, và hãng tàu về chi tiết hàng hóa mà bạn đã gửi mà không cần phải xác minh thực tế về nội dung. Trong trường hợp hải quan quyết định kiểm tra lô hàng của bạn, thì sẽ căn cứ vào packing list để xác định mặt hàng cần kiểm tra. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ thiệt hại cho hàng hóa nhờ vào việc hạn chế mở từng hộp trong lô hàng.
Vì vậy việc làm packing list đúng và thông tin hàng hóa cần được liệt kê càng chính xác càng tốt bởi vì những thông tin này có thể sẽ được dùng để làm B/L. Có nghĩa là, thông tin trên packing list (số lượng, trọng lượng,…) phải khớp với thông tin trên B/L bởi vì cả 2 loại chứng từ đều dùng để khai hải quan ở hầu hết các nước.
Bất cứ một giao dịch quốc tế nào liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa đều phải đi kèm với một bằng chứng của việc bán hàng, được gọi là hóa đơn thương mại (commercial invoice). Nhìn chung, hóa đơn thương mại cũng giống một hóa đơn tiêu chuẩn. Nhưng khác với hóa đơn tiêu chuẩn ở chỗ, hóa đơn thương mại bao gồm những chi tiết liên quan đến lô hàng vận chuyển cho mục đích thông quan và là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong vận chuyển hàng hóa đường biển. Thông tin chi tiết của tất cả các bên liên quan, bao gồm nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, ngân hàng, v.v., phải được thể hiện chính xác trên hóa đơn thương mại.
Mặc dù thông tin được liệt kê trên hóa đơn thương mại có thể rất giống với thông tin trong packing list, bạn vẫn cần phải làm cả hai loại chứng từ và thông tin trên cả hai loại chứng từ phải tương ứng. Đừng nhầm lẫn giữa hai loại chứng từ này vì mỗi loại có một chức năng khác nhau.
Hóa đơn thương mại là một chứng từ hợp pháp liệt kê các loại hàng hóa được bán và giá bán của chúng – tức là, những gì người mua đồng ý thanh toán để mua những món hàng này và được gửi cho người mua. Như có đề cập, packing list liệt kê chi tiết tất cả mặt hàng có trong một lô hàng và có chức năng như một bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp và khiếu nại và được gửi đến người nhận hàng.
Theo ICC (Phòng Thương mại Quốc tế), giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origin, hay còn gọi là C/O) là “một chứng từ quan trọng trong thương mại quốc tế, chứng nhận rằng hàng hóa trong một lô hàng xuất khẩu nào đó hoàn toàn được sản xuất, hoặc chế biến tại một quốc gia cụ thể. C/O cũng được coi như là sự khai báo về nguồn gốc xuất xứ của nhà xuất khẩu.”
Nói cách khác, C/O xác định quốc gia nơi sản xuất hàng hóa. Chứng từ này được chuẩn bị bởi nhà xuất khẩu/nhà sản xuất và phải được chứng nhận bởi cơ quan chính phủ như phòng thương mại hoặc lãnh sự quán thì mới hợp lệ.
C/O là một chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan và giúp xác định số tiền thuế cần phải trả tại nước nhập khẩu. C/O cũng giúp xác định xem có được miễn thuế trong trường hợp nước xuất khẩu và nhập khẩu có các hiệp định thương mại đặc biệt hay không.
Thông tin tiêu biểu như nhà xuất khẩu, người nhận hàng, nhà nhập khẩu, mô tả hàng hóa, được yêu cầu phải điền vào giấy chứng nhận xuất xứ. Đối với mỗi lô hàng được xuất khẩu, thì phải làm C/O.
Thư tín dụng (letter of credit, còn gọi là L/C) là một thỏa thuận chính thức, ràng buộc thanh toán giữa người mua và người bán. Quá trình mua hàng quốc tế là một quá trình dài, do sự chậm trễ kéo dài từ khi người bán giao hàng cho đến khi hàng hóa đến tay người mua an toàn. Điều này khiến cho việc xác định khi nào nên thanh toán trở nên khó khăn, đặc biệt là khi nhà nhập khẩu không thể xác minh tính xác thực của giao dịch mua bán.
Đây là khi L/C được sử dụng. L/C được coi là một trong những phương thức thanh toán an toàn nhất. Nhà nhập khẩu trước tiên đưa ra một danh sách các điều khoản và điều kiện, và phải được hai bên đồng ý.
Sau khi cả người bán và người mua thống nhất các điều khoản, người bán bắt đầu chuẩn bị hàng hóa theo các điều kiện trong L/C. Sau khi giao hàng, người bán sau đó đến ngân hàng của mình với các tài liệu đáp ứng yêu cầu của L/C để làm bằng chứng cho thấy lô hàng đã được chuẩn bị và gửi theo các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận. Ngân hàng của người bán sau đó sẽ xác minh và thanh toán cho người bán, trước khi yêu cầu hoàn trả từ ngân hàng của người mua.
(Nguồn: icontainers.com)
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn thêm theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY TNHH EIMSKIP VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, TP.HCM
Hotline: 028 6264 63 80
Email: info@eimskip.vn
